Kun lähetät sähköpostia Hostaanin palvelimelta ja vastaanottaja kertoo viestin menneen roskapostiin tai jääneen kokonaan saamatta, syynä on lähes aina jokin (tai useampi) alla kuvatuista tekijöistä. Yksittäistä varmaa vastausta ei ole, koska jokainen vastaanottajapalvelu arvioi viestit omilla säännöillään.
Tekniset asetukset: SPF, DKIM ja DMARC
Nykyään sähköpostin luotettavuutta arvioidaan ennen kaikkea domainin DNS-tietueilla:
- SPF kertoo, mistä palvelimista domainin nimissä saa lähettää postia. Jos postia lähetetään muualta (esim. vain verkkosivun lomakkeelta ilman oikeaa tietuetta), toimitus on epävarmaa. Ohje: SPF-tietueen asettaminen.
- DKIM allekirjoittaa viestin lähettävän palvelimen puolesta.
- DMARC kertoo vastaanottajalle, mitä tehdä, jos SPF tai DKIM eivät täsmää.
Jos nämä puuttuvat, ovat vanhentuneet tai eivät vastaa todellista lähetyspalvelinta, Gmail, Outlook ja monet muut palvelut voivat laskea viestin roskapostiksi tai hylätä sen.
Varmista myös, että domainin MX-tietue osoittaa oikeaan postipalvelimeen, jos käytät Hostaanin sähköpostia. Jos postia lähetetään Hostaanilta mutta MX ohjaa muualle (tai päinvastoin), asetukset voivat olla ristiriidassa.
Viestin sisältö ja liitteet
Myös itse viesti vaikuttaa. Vastaanottajan suodatin voi nostaa riskipisteitä esimerkiksi seuraavista – erityisesti jos olet uusi lähettäjä vastaanottajalle:
- Liitetiedostot (PDF, arkistot ym.), etenkin ensimmäisessä viestissä tuntemattomalle vastaanottajalle
- Mainosmainen otsikko tai teksti – paljon linkkejä, isot kuvat, huutomerkit, tiettyjä sanoja
- Epäilyttävä linkki lyhennettyyn osoitteeseen tai uuteen verkkotunnukseen
Nämä perustuvat yleisiin käytäntöihin, ei julkisiin sääntöihin: kukaan ulkopuolinen ei tiedä tarkalleen, miten esimerkiksi kunnan, yrityksen tai operaattorin postisuodatin pisteyttää yksittäisen viestin.
Vastaanottajan palvelu ja käytännöt
Vastaanottajan organisaatio voi vaatia lisävarmennusta uusilta lähettäjiltä, estää tiettyjä liitetyyppejä tai käyttää erityisen tiukkaa suodatusta. Silloin sama viesti voi mennä perille yksityisosoitteeseen mutta jäädä roskapostiin yrityksen tai kunnan osoitteeseen.
Pyydä vastaanottajaa tarkistamaan roskapostikansio ja merkitsemään viesti ei-roskapostiksi – se auttaa usein hänen palveluaan oppimaan luottamaan lähettäjään.
Mitä voit tehdä?
- Tarkista domainin SPF-tietue ja että kaikki lähetyspalvelimet (Hostaan, Gmail-välitys, uutiskirjepalvelu jne.) on listattu.
- Lähetä ensimmäinen viesti ilman liitettä, jos mahdollista, tai käytä tunnettua otsikkoa ja selkeää tekstiä.
- Vältä massalinkkejä ja "mainosmainen" muotoilu tärkeissä asiaviestissä.
- Jos ongelma toistuu usealle vastaanottajalle samalta domainilta, ota yhteyttä asiakastukeen – voimme tarkistaa domainin ja tilin asetukset (MX, SPF, lähetyshistoria).
Saapuvaa roskapostia koskevissa kysymyksissä katso myös Roskapostia saapuu paljon – miksi? ja Roskapostisuodattimen asetukset.
