Files/Tiedostot-sovellus on Nextcloudin sydän - täällä hallitset kaikkia tiedostojasi ja kansioitasi. Klikkaa "Tiedostot" (kansion-kuvake) ylävalikosta siirtyäksesi tiedostonhallintaan.

Vasemmassa sivupalkissa näet erilaisia näkymiä tiedostoillesi:

- All files - Kaikki tiedostosi
- Personal files - Henkilökohtaiset tiedostot
- Recent / Viimeaikaiset - Viimeisimpänä käytetyt tiedostot
- Favorites - Suosikkitiedostot
- Shares / Jaot - Jaetut tiedostot ja kansiot
- Deleted files - Poistetut tiedostot (roskakori)

Sivupalkin alaosassa näet myös:
- Tallennustilan käytön (esim. "34.2 MB used")
- Tiedostojen asetukset

Pääikkunassa näet tiedostosi ja kansioisi listana. Jokaisen tiedoston kohdalla on:

- Tiedoston/kansion nimi ja kuvake
- Koko (tiedostoille)
- Muokkausaika
- Toimintopainikkeet (jakaminen, toiminnot)

Ylärivillä olevat työkalut:

- "New" - Luo uusia tiedostoja tai kansioita
- Hakukenttä - Etsi tiedostoja nimellä
- Näkymän vaihtopainike - Vaihda lista- ja ruudukkonäkymän välillä

Tiedostojen kanssa toimiminen Nextcloudissa on helppoa:

Kansioiden avaaminen:
- Klikkaa kansion nimeä avataksesi se
- Näet kansion sisällön ja voit navigoida takaisin "polkurivin" avulla

Tiedostojen avaaminen:
- Klikkaa tiedoston nimeä avataksesi se
- Tiedosto avautuu Nextcloudin sisäisellä katseluohjelmalla
- PDF-tiedostot, kuvat, tekstitiedostot ja taulukot avautuvat suoraan selaimessa

Voit helposti luoda uusia kansioita ja tiedostoja:

1. Klikkaa "Uusi" (New) -painiketta Files-näkymässä
2. Valitse haluamasi vaihtoehto:
   - "Lähetä laitteelta" - Voit siirtää paikalliselta laitteeltasi tiedostoja tai hakemistoja Nextcloudiin

   - "Uusi kansio" - Luo uusi kansio Nextcloudiin
   - "Luo tiedostopyyntö" - Luo tiedostopyyntö muille käyttäjille
   - "New document/spreadsheet/presentation" - Luo uusi Word-dokumentti, taulukko tai esitys
   - "Uusi tekstitiedosto" - Luo uusi tekstitiedosto (pelkkää tekstiä)

   - "New PDF form" - Luo uusi PDF-tiedosto

Huom: Voit myös raahata (drag and drop) tiedostoja suoraan tietokoneeltasi Nextcloud-ikkunaan lataamista varten.

Voit jakaa tiedostoja organisaatiosi käyttäjille tai julkisesti, jolloin voit lähettää linkin tiedostoon esimerkiksi sähköpostitse.

- Jakaaksesi tiedoston, klikkaa kuvaketta tiedostonimen vierestä

- Sisäisellä jaolla voit jakaa tiedoston tai hakemiston organisaatiosi käyttäjille (tai koko organisaatiolle syöttämällä domainisi).
- Luo julkinen linkki -toiminnolla saat luotua linkin, jonka myös organisaatiosi ulkopuoliset saavat avattua (esim. sähköpostilla lähetettäväksi). Sopii erinomaisesti esimerkiksi tarjouksen tai asiakaskohtaisen projektin jakamiseksi. 

Julkiselle linkille suositellaan luomaan salasana. Huomaathan, että julkisen linkin maksimivoimassaoloaika on 60 vuorokautta.

Lisäksi: jakotoiminnolla voit jakaa myös kokonaisia kansioita, joiden sisällä voidaan yhteiskäyttää kaikkia hakemiston sisältämiä tiedostoja ja hakemistoja jaettujen käyttäjien kesken.

 - Tämä sopii erinomaisesti esimerkiksi organisaation sisäiseksi työkansioksi. 
 - Tai jos haluat jakaa projekteja työntekijä- tai asiakaskohtaisesti, voit toteuttaa jokaiselle työntekijälle tai asiakkaalle oman jaetun kansion.

Nextcloudista löydät tiedostosi helposti:

Perushaku:
- Käytä hakukenttää Files-näkymän yläosassa
- Kirjoita tiedoston nimen osa hakukenttään
- Nextcloud näyttää automaattisesti sopivat tulokset

Kehittynyt haku:
- Klikkaa suurennuslasi-ikonia ylävalikossa
- Voit hakea tiedoston sisältöä, tunnisteiden perusteella ja muuta

Suodatus:
- Käytä vasemman sivupalkin näkymiä (esimerkiksi viimeaikaiset tiedostot)
- Lajittele tiedostoja tyypin, nimen, koon tai muokkausajan mukaan

Suosikit:
- Merkitse tärkeät tiedostot ja kansiot suosikeiksi
- Suosikit löytyvät nopeasti vasemman sivupalkin "Favorites" / "Suosikit" -kohdasta

Tagien käyttö:
- Voit lisätä tiedostoille "tageja" (tunnisteita) helpompaa löytämistä varten
- Tagit näkyvät vasemmassa sivupalkissa "Tags"-kohdassa

Nextcloud tallentaa automaattisesti jokaisen tiedostomuutoksen jälkeen uuden version tiedostosta. Tämä suojaa sinua vahingossa poistetulta sisällöltä tai virheellisiltä muutoksilta - voit helposti palata takaisin vanhempaan versioon.

Nextcloud säilyttää versiot älykkäästi, jotta versioiden levytilan käyttö ei kasva liian suureksi:

- Ensimmäiset 30 päivää: Kaikki versiot säilyvät automaattisesti
- 30-90 päivää vanhat versiot: Säilytetään yksi versio per viikko
- Yli 90 päivää vanhat versiot: Poistetaan automaattisesti (paitsi nykyinen versio)
- Tallennustilan rajoitus: Versiot voivat käyttää maksimissaan 50% vapaasta tallennustilastasi. Jos tämä ylittyy, poistetaan automaattisesti vanhimpia versioita.

Vinkki: Jos nimeät version (esim. "Hyväksytty versio 1.0"), se ei poistu koskaan automaattisesti - riippumatta muokkausajasta tai tallennustilastasi.

Uusin eli käytössä oleva / nykyinen versio ei myöskään poistu koskaan.

1. Avaa tiedoston riviltä kolmen pisteen valikko ja valitse "Tiedot"
2. Oikean sivupaneelin yläreunasta valitse välilehti "Versiot"
3. Näet listan kaikista versioista aikaleimoineen

Kunkin version kolmen pisteen valikosta voit:

- Nimeä tämä versio - Anna selkeä nimi (esim. "Ennen budjettileikkausta") - nimetyt versiot säilyvät ikuisesti
- Palauta versio - Palauttaa vanhan version käyttöön (nykyinen versio säilyy listalla)
- Lataa versio - Lataa vanhan version omalle koneellesi
- Poista versio - Poista versio pysyvästi. Vanhat versiot poistuvat myös automaattisesti tiedostojen säilytyskäytännön mukaisesti

Vinkki: Nimeä tärkeimmät väliversiot (esim. "Ennen suurta muutosta", "Hyväksytty versio"), niin ne eivät poistu koskaan ja löydät ne helposti myöhemmin.

1. Avaa tiedostot-valikosta haluamasi tiedoston lisätiedot klikkaamalla kolmea pistettä ja valitse "Tiedot"
2. Oikean sivupaneelin yläreunasta valitse välilehti "Versiot"

Versiolistassa näet aikaleimat ja nykyisen käytössä olevan version (yleensä uusin versio). Kunkin version oikean reunan kolmen pisteen valikosta voit:

- Nimeä tämä versio - Anna selkeä nimi helpottamaan tunnistamista, esim. mitä tässä versiossa on muokattu
- Palauta versio - Tekee valitusta versiosta nykyisen version (aiempi nykyinen tallentuu listalle omaksi versiokseen)
- Lataa versio - Lataa kyseisen version omalle koneellesi
- Poista versio - Poistaa valitun version pysyvästi

Vinkki: Jos et näe versioita, tiedostoa ei ole vielä muokattu tai versiosi säilytysaika on voinut umpeutua.

Kun poistat tiedoston selaimen tai Nextcloud-sovelluksen kautta, tiedosto siirretään "Poistetut tiedostot"-kansioon.

Poistetut tiedostot:
- Tiedostot poistetaan pysyvästi kansiosta 90 päivän kuluttua niiden poistamisesta / siirtämisestä roskakoriin
- Poistetut tiedostot eivät näy sivupalkin "Käytetty"-levytila laskurissa. 

- Poistetut tiedostot ja muut tiedostosi eivät voi yhdessä ylittää maksimilevytilaasi. Jos lisäät uusia tiedostoja, ja levytilankäyttösi ylittäisi muuten maksimirajan, poistetaan "poistetut tiedostot"-kansiosta automaattisesti tiedostoja - pysyvästi, vanhimmasta lähtien.

Tiedostojen palauttaminen ja poistaminen pysyvästi
- Klikkaa "Palauta" palauttaaksesi tiedoston alkuperäiseen hakemistoonsa
- Jos haluat poistaa tiedoston pysyvästi jo ennen kuin 90 päivää on kulunut, voit klikata kolmea pistettä ja "Poista pysyvästi".
- Samasta valikosta voit myös ladata tiedoston koneellesi ennen kuin poistat sen pysyvästi Nextcloud-palvelimelta
- Voit myös poistaa pysyvästi kaikki "Poistetut tiedostot"-kansiossa olevat tiedostot klikkaamalla "Tyhjennä poistetut tiedostot"

Nyt osaat Nextcloud Files -sovelluksen käytön:

✓ Tiedostojen hallinta - Files-sovelluksen perustoiminnot
✓ Tiedostojen selaaminen ja avaaminen
✓ Kansioiden ja tiedostojen luominen
✓ Tiedostojen jakaminen - Sisäinen ja julkinen jako
✓ Versiointi - Tiedostoversioiden hallinta
✓ Roskakori - Tiedostojen poistaminen ja palauttaminen
✓ Haku - Tiedostojen löytäminen

Tarvitsetko apua?
Jos kohtaat ongelmia tai sinulla on kysyttävää, otathan yhteyttä Hostaan-asiakaspalveluun.