OnlyOffice on Nextcloudiin integroitu täysipainoinen toimisto-ohjelmisto, joka tarjoaa kattavat työkalut tekstinkäsittelyyn, taulukkolaskentaan ja esitysten tekemiseen. Se on erinomainen vaihtoehto Microsoft Officelle, tarjoten tutun käyttöliittymän ja yhteensopivuuden MS Office -tiedostoformaattien kanssa. Tässä ohjeessa käymme läpi OnlyOffice Writerin (vastaa MS Wordia / Google Docsia), OnlyOffice Sheetsin (vastaa MS Exceliä / Google Sheetsiä) ja OnlyOffice Presentationin (vastaa MS PowerPointia / Google Slidesia) peruskäytön.
OnlyOffice toimii suoraan selaimessa, joten sinun ei tarvitse asentaa erillistä ohjelmistoa tietokoneellesi. Kaikki tiedostot tallentuvat automaattisesti Nextcloud-pilvipalveluusi, ja voit tarkastella dokumentteja myös mobiililaitteellasi.
Huom: Dokumenttien muokkaus ei toimiNextcloud-mobiilisovelluksilla. Mobiilisovelluksilla voit kuitenkin tarkastella aiemmin luotuja dokumentteja.
OnlyOffice Writerin peruskäyttö (vastaa MS Wordia / Google Docsia)
OnlyOffice Writer on monipuolinen tekstinkäsittelyohjelma, joka sopii erinomaisesti asiakirjojen, raporttien ja kirjeiden laatimiseen. Se tukee kaikkia yleisimpiä Microsoft Word -formaatteja (.docx, .doc).
Uuden dokumentin luominen:
- Kirjaudu Nextcloud-tilillesi ja siirry haluamaasi kansioon
- Klikkaa "+" -painiketta tai "Uusi"
- Valitse "New Document" tai "Asiakirja"
- Anna tiedostolle nimi ja klikkaa Luo
- OnlyOffice Writer avautuu uudessa välilehdessä
Jos sinulla on jo valmis tekstitiedosto (esim. Word-dokumentti .doc tai .docx päätteellä), voit lähettää tiedoston Nextcloud-hakemistoosi ja sen jälkeen avata sen muokattavaksi klikkaamalla tiedostonimeä hiiren painikkeella.
Perustoiminnot Writerissa:
- Tekstin muotoilu: Käytä yläpalkin työkaluja fontin, koon ja värin muuttamiseen
- Tyyli-asetukset: Lihavointi (Ctrl/Command+B), kursivointi (Ctrl/Command+I), alleviivaus (Ctrl/Command+U)
- Kappaleen muotoilu: Tasaus (vasen, keski, oikea, molempiin)
- Luettelot: Numeroidut ja numeroimattomat luettelot
- Taulukot: Lisää -> Taulukko, valitse rivien ja sarakkeiden määrä
- Kuvien lisäys: Lisää -> Kuva, lataa kuva tietokoneeltasi tai Nextcloudista
- Yhteistoiminta: Tämän valikon alta löydät jakamis- ja yhteistyöominaisuudet
Tallennus: Dokumentti tallentuu automaattisesti Nextcloudiin. Voit myös ladata sen tietokoneellesi valitsemalla Tiedosto -> Lataa kuten ja haluamasi formaatin (Word DOCX, PDF, ODT).
OnlyOffice Sheetsin peruskäyttö (vastaa MS Exceliä / Google Sheetsiä)
OnlyOffice Sheets on tehokas taulukkolaskentaohjelma, joka soveltuu erinomaisesti budjettien, laskelmien ja tilastojen tekemiseen. Se tukee Excel-formaatteja (.xlsx, .xls) ja sisältää kattavan valikoiman funktioita.
Uuden taulukon luominen:
- Toimii samaan tapaan kuin uuden tekstidokumentin luominen
- Nextcloudissa klikkaa "+" -painiketta
- Valitse "New Spreadsheet" tai "Taulukko"
- Anna dokumentille nimi
- OnlyOffice Sheets avaa taulukkolaskentanäkymän
Perustoiminnot Sheetsissa:
- Solujen muokkaus: Klikkaa solua ja kirjoita sisältö suoraan
- Kaavat: Aloita kaava =-merkillä (esim. =A1+B1, =SUMMA(A1:A10))
- Lajittelu: Klikkaa yläpalkista A->Z tai Z->A lajitellaksesi tiedot laskevassa tai nousevassa järjestyksessä
- Muotoilu: Valitse soluja ja käytä työkalupalkkia muotoiluun
- Automaattinen täyttö: Vedä solun oikeasta alakulmasta täyttääksesi sarjan
- Kaaviot: Valitse haluamasi alue taulukosta ja klikkaa Lisää -> Kaavio
- Suodattimet: Valitse haluamasi alue taulukosta ja klikkaa Tiedot -> Automaattinen suodatin
Yleisimmät funktiot:
=SUMMA(A1:A10) - Laskee solujen summan=KESKIARVO(A1:A10) - Laskee keskiarvon=MAX(A1:A10) - Löytää suurimman arvon=MIN(A1:A10) - Löytää pienimmän arvon=LASKE(A1:A10) - Laskee ei-tyhjien solujen määrän
OnlyOffice Presentationin peruskäyttö (vastaa MS PowerPointia / Google Slidesia)
OnlyOffice Presentation on ammattimainen esitysohjelma, joka soveltuu erinomaisesti liiketoiminnan esitysten, koulutusmateriaalia ja asiakastapaamisten luomiseen. Se tukee PowerPoint-formaatteja (.pptx, .ppt).
Uuden esityksen luominen:
- Nextcloudissa klikkaa "+" -painiketta
- Valitse "New Presentation" tai "Esitys"
- Valitse haluamasi esitysmalli "Design"-valikosta tai aloita tyhjästä
Perustoiminnot Presentationissa:
- Diojen lisäys: Klikkaa vasemmasta paneelista "Uusi dia" tai Ctrl+M
- Tekstin lisäys: Klikkaa tekstilaatikkoa ja kirjoita sisältö
- Kuvien lisäys: Lisää -> Kuva, valitse kuva Nextcloudista tai lataa
- Muodot ja kaaviot: Lisää -> Muoto/Kaavio
- Animaatiot: Valitse objekti ja klikkaa Animaatio/Animation-välilehti
- Siirtymät: Valitse dia ja määritä siirtymätehoste
Esityksen näyttäminen:
- Klikkaa "Aloita esitys / Play" -painiketta
- Käytä nuolinäppäimiä tai hiiren klikkausta diojen välillä navigointiin
- Poistu esityksestä painamalla Esc
Yhteistyöominaisuudet ja jakaminen
OnlyOfficen yksi suurimmista eduista on reaaliaikainen yhteistyömahdollisuus. Voit työskennellä dokumenttien parissa samanaikaisesti kollegoidesi kanssa.
Dokumentin jakaminen tiedostovalikosta:
- Klikkaa Nextcloudissa dokumentin vieressä olevaa "Jaa"-ikonia
- Lisää henkilöiden sähköpostiosoitteet tai luo jakolinkki
- Määritä käyttöoikeudet: katso, muokkaa tai täydet oikeudet
- Lähetä kutsu sähköpostitse
Jakaminen dokumentin yläpalkista:
- Klikkaa Nextcloudissa dokumentin vieressä olevaa "Jaa"-ikonia
- Lisää henkilöiden sähköpostiosoitteet tai luo jakolinkki
- Määritä käyttöoikeudet: katso, muokkaa tai täydet oikeudet
- Klikkaa "Tallenna jako", jolloin kutsu lähetetään sähköpostitse
- Voit jakaa dokumentin myös organisaatiosi ulkopuolelle "Ulkoiset jaot"-valinnalla
Reaaliaikainen yhteistyö:
- Näet muiden käyttäjien tekemät muutokset reaaliajassa
- Jokainen käyttäjä näkyy eri värillä
- Voit lisätä kommentteja tekstiin: valitse teksti ja klikkaa hiiren oikeaa
- Chat-toiminto mahdollistaa keskustelun dokumentin sisällä
Tiedostoformaatit ja yhteensopivuus
OnlyOffice tukee laajaa valikoimaa tiedostoformaatteja, mikä takaa saumattoman yhteistyön Microsoft Office -käyttäjien kanssa:
Tuetut formaatit:
- Writer: DOCX, DOC, ODT, RTF, PDF (vain lukeminen)
- Sheets: XLSX, XLS, ODS, CSV
- Presentation: PPTX, PPT, ODP
Vientiformaatit: Kaikki dokumentit voidaan viedä PDF-muotoon, mikä on hyödyllistä lopullisten versioiden jakamiseen.
Vinkkejä tehokkaaseen käyttöön
Pikanäppäimet:
- Ctrl/Command+S: Tallenna (vaikka automaattinen tallennus on käytössä)
- Ctrl/Command+Z: Kumoa
- Ctrl/Command+Y: Tee uudelleen
- Ctrl/Command+F: Etsi tekstistä
- Ctrl/Command+H: Etsi ja korvaa
Työskentely offline-tilassa:
Vaikka OnlyOffice toimii verkkoselaimessa, voit jatkaa työskentelyä myös Offline-tilassa. Muutokset synkronoituvat automaattisesti, kun yhteys palautuu.
Yhteenveto
OnlyOffice tarjoaa kattavan toimisto-ohjelmistokokonaisuuden suoraan selaimessa. Sen tuttu käyttöliittymä tekee siirtymisen Microsoft Officesta sujuvaksi, ja reaaliaikainen yhteistyömahdollisuus parantaa tiimityöskentelyä merkittävästi. Automaattinen tallennusNextcloudiin varmistaa, että työsi on aina turvassa ja saatavilla mistä tahansa laitteesta.
Useimmille pienyrityksille OnlyOffice tarjoaa riittävät toiminnot päivittäiseen toimistotyöhön, ja sen Microsoft Office -yhteensopivuus takaa saumattoman tiedostojenvaihdon asiakkaiden ja kumppaneiden kanssa. Koska ohjelma toimii pilvipalvelussa, päivitykset tulevat automaattisesti eikä erillisiä lisenssejä tarvita jokaiselle työasemalle.
Jos tarvitset apua OnlyOfficen käyttöönotossa tai sen ominaisuuksien hyödyntämisessä, asiakastukemme auttaa mielellään kaikissa Nextcloud-palveluun liittyvissä kysymyksissä.
