Nextcloud LibreSign on digitaalisten dokumenttien allekirjoittamiseen tarkoitettu työkalu, joka mahdollistaa turvallisen allekirjoittamisen suoraan Nextcloudissa.
Tämä ohje käsittelee LibreSignin pääominaisuuksia, kuten:
- Allekirjoituspyyntöjen lähettäminen sähköpostitse ja Nextcloud-käyttäjille
- Dokumenttien allekirjoittaminen sähköpostivahvistuksella
- Allekirjoitusprosessin seuraaminen ja hallinta
Aloittaminen
LibreSign löytyy Nextcloudin ylävalikosta. Sovellus avautuu omaan näkymäänsä, jossa voit hallita allekirjoituspyyntöjä ja allekirjoittaa dokumentteja.
Allekirjoituspyynnön lähettäminen
Voit lähettää allekirjoituspyyntöjä kahdella tavalla: Nextcloud-käyttäjille tai ulkoisille henkilöille sähköpostitse.
1. Uuden allekirjoituspyynnön luominen
1. Siirry LibreSign-sovellukseen Nextcloudissa
2. Valitse allekirjoitettava dokumentti Nextcloud-tiedostoistasi (PDF-muoto suositeltava)
3. Voit myös ladata dokumentin koneeltasi tai suoraan URLista.
2. Allekirjoittajien lisääminen
Voit lisätä allekirjoittajia dokumenttiin painamalla "Add signer" / "Lisää allekirjoittaja":
Ulkoiset allekirjoittajat (sähköpostilla):
- Kirjoita ensin henkilön sähköpostiosoite "Search signer"-kohtaan ja klikkaa enteriä.
- Anna allekirjoittajan nimi "Signer name"-kenttään ja klikkaa "Tallenna"
- Lisää muut allekirjoittajat klikkaamalla "Add signer" uudestaan
- Henkilö saa allekirjoituslinkin sähköpostiin
- Allekirjoittaminen tapahtuu kertakäyttöisellä koodilla
Nextcloud-käyttäjät:
- Kirjoita käyttäjätunnus tai nimi hakukenttään
- Valitse oikea käyttäjä pudotusvalikosta
- Käyttäjä saa ilmoituksen Nextcloudiin ja sähköpostiin
3. Allekirjoituskenttien määrittäminen
Ennen pyynnön lähettämistä sinun tulee määrittää, mihin kohtiin dokumenttia allekirjoitukset sijoitetaan:
1. Klikkaa "Seuraava"
2. Valitse jokainen allekirjoittaja yksitellen klikkaamalla käyttäjän nimeä
3. Kun olet valinnut allekirjoittajan, klikkaa dokumentista kohtaa, johon kyseisen henkilön allekirjoitus tulee näkyviin
4. Voit myös siirtää allekirjoituskenttiä vetämällä niitä hiirellä ja suurentaa/pienentää kenttien kokoa vetämällä sininistä reunoista
HUOM: Jos saat virheen "object outside margin", jokin allekirjoituskentistäsi on dokumentin reunojen ulkopuolella. Siirrä kaikki allekirjoituskentät niin, että ne mahtuvat dokumentin reunojen sisäpuolelle.
4. Pyynnön lähettäminen
Kun olet määrittänyt allekirjoittajat ja kentät:
1. Klikkaa "Pyyntö"
2. Allekirjoittajat saavat automaattisesti ilmoituksen
5. Allekirjoitusta odottavat dokumentit
Näet nyt allekirjoitusta odottavat / allekirjoitetut asiakirjat vasemman palkin "Tiedostot"-valikosta.
Valitsemalla dokumentin keskipaneelista, voit tarkistaa allekirjoitusten tilan ja allekirjoittaa dokumentin, jos olet määrittänyt dokumentin allekirjoitettavaksi myös itsellesi.
Jos henkilö ei ole vielä allekirjoittanut dokumenttia, näkyy hänen nimen kohdallaan oranssi pallo. Kun taas jo allekirjoittaneiden kohdalla näkyy vihreä pallo.
Jos kukaan ei ole vielä allekirjoittanut dokumenttia, voit poistaa lisätä/poistaa allekirjoittajia.
Kun ensimmäinen henkilö allekirjoittaa dokumentin, ei allekirjoittajia voi enää muokata.
HUOM: Jos lisäät jälkikäteen allekirjoittajia, tulee sinun klikata "Edit visible signatures" ja merkitä uusien henkilöiden allekirjoitusen paikat dokumenttiin erikseen.
Dokumenttien allekirjoittaminen
Kun saat allekirjoituspyynnön, voit allekirjoittaa dokumentin seuraavasti:
Nextcloud-käyttäjänä allekirjoittaminen:
1. Siirry LibreSign-sovellukseen
2. Avaa "Tiedostot" -välilehti
3. Klikkaa allekirjoitettavaa dokumenttia
4. Tarkista dokumentin sisältö
5. Klikkaa allekirjoituskenttää
6. Valitse allekirjoitusmenetelmä (piirrettävä, ladattava kuva tai tekstityyppinen)
7. Vahvista allekirjoitus
Sähköpostitse allekirjoittaminen:
Jos sait allekirjoituspyynnön sähköpostitse:
1. Klikkaa sähköpostissa olevaa allekirjoituslinkkiä
2. Tarkista dokumentin sisältö
3. Klikkaa "define your signature" / "Määritä allekirjoituksesi" ja piirrä/lähetä sen jälkeen kopio allekirjoituksestasi
4. Kun olet tallentanut allekirjoituksesi, klikkaa "Allekirjoita asiakirja" ja täytä sähköpostiosoitteesi
5. Saat kertakäyttöisen koodin sähköpostiin
6. Syötä koodi allekirjoitussivulle ja klikkaa "Send code"
7. Dokumentti on nyt allekirjoitettu.
Allekirjoittamisen jälkeen aukeaa vahvistussivu. Voit nyt tarkastella allekirjoitettua dokumenttia klikkaamalla "Näytä"
Allekirjoitustyypit
LibreSign tukee useita allekirjoitustyyppejä:
1. Piirrettävä allekirjoitus:
- Piirrä allekirjoituksesi hiirellä tai sormella
- Sopii hyvin tableteille ja kosketusnäytöille
2. Ladattava allekirjoitus:
- Lataa valmiiksi skannattu allekirjoitus kuvana
- Suositeltava tarkkuuden vuoksi
3. Tekstimuotoinen allekirjoitus:
- Kirjoita nimesi ja valitse fontti
- Nopea vaihtoehto yksinkertaisiin tilanteisiin
Vianmääritys ja usein kysytyt kysymykset
Mitä tehdä, jos sähköpostivahvistuskoodia ei kuulu?
- Tarkista roskapostikansio
- Odota muutama minuutti ja yritä uudelleen
- Varmista, että sähköpostiosoite on kirjoitettu oikein
Voinko muokata lähetettyä allekirjoituspyyntöä?
- Lähetettyä pyyntöä ei voi muokata
- Voit perua pyynnön ja luoda uuden tarvittaessa
Tuetut tiedostomuodot:
- Suositeltava: PDF
- Muut kuvaformaatit voivat toimia rajoitetusti
Allekirjoitus ei onnistu:
- Varmista, että selaimessasi on JavaScript käytössä
- Tyhjennä selaimen välimuisti ja yritä uudelleen
- Kokeile toista selainta tai incognito-tilaa
Yhteenveto
Nextcloud LibreSign tarjoaa kattavan ratkaisun digitaalisten dokumenttien allekirjoittamiseen. Sen helppokäyttöinen käyttöliittymä mahdollistaa nopean allekirjoitusprosessin sekä Nextcloud-käyttäjille että ulkoisille allekirjoittajille sähköpostivahvistuksella.
Allekirjoitetut dokumentit säilyvät Nextcloudissa turvallisesti ja ovat ladattavissa myös myöhemmin.
