Nextcloud Forms on helppokäyttöinen lomaketyökalu, jolla voit luoda kyselyitä, ilmoittautumislomakkeita, palautekyselyitä ja muita tiedonkeruulomakkeita suoraan Nextcloudissa.
Tämä ohje käsittelee Nextcloud Formsin pääominaisuuksia:
- Lomakkeiden luominen ja eri elementtien lisääminen
- Lomakkeiden jakaminen sisäisesti ja ulkoisesti
- Vastausten kerääminen ja analysointi
- Tulosten vienti ja hallinta
Nextcloud lomakkeet / forms löytyy Nextcloudin yläpalkista. Sovellus avautuu lomakkeiden hallintanäkymään, jossa näet kaikki luomasi lomakkeet sekä lomakkeet, joihin sinulla on pääsy.
Uuden lomakkeen luominen
1. Uusi lomake
1. Siirry Nextcloud Forms -sovellukseen ylävalikon "Lomakkeet"-kuvakkeesta
2. Klikkaa vasemmassa reunassa olevaa "+ Uusi lomake" -painiketta
3. Anna lomakkeelle kuvaava otsikko "Lomakkeen otsikko" -kenttään
4. Kirjoita lomakkeen kuvaus alle (valinnainen, mutta suositeltava)
5. Kuvaus näkyy vastaajille lomakkeen alussa ja auttaa heitä ymmärtämään lomakkeen tarkoituksen
Vinkki: Hyvin kirjoitettu kuvaus kannustaa vastaajia täyttämään lomakkeen ja kertoo heille, kuinka kauan täyttäminen vie.
Kysymysten lisääminen
Kun lomakkeen perustiedot on täytetty, voit alkaa lisätä kysymyksiä klikkaamalla "+ Lisää kysymys" -painiketta.
Kysymystyypit
Nextcloud Forms tarjoaa seuraavat kysymystyypit:
1. Valintaruudut
Vastaaja voi valita yhden tai useamman vaihtoehdon.
- Klikkaa "+ Lisää kysymys" ja valitse "Valintaruudut"
- Kirjoita kysymys "Valintaruutu-kysymyksen otsikko" -kenttään
- Lisää kuvausteksti (valinnainen) Markdown-tuella
- Lisää vastausvaihtoehdot "Add a new answer option" -kenttään
- Klikkaa kysymyksen oikealla puolella olevaa kolmen pisteen (•••) -kuvaketta nähdäksesi lisäasetukset
Valintaruutujen lisäasetukset (kolmen pisteen valikko):
- Vaadittu: Pakoita vastaaja valitsemaan vähintään yksi vaihtoehto
- Shuffle options: Sekoita vastausvaihtoehdot satunnaiseen järjestykseen
- Lisää "muu": Mahdollistaa vastaajan kirjoittaa oman vaihtoehdon
- Require a minimum of options to be checked: Aseta vähimmäismäärä valittavia vaihtoehtoja
- Require a maximum of options to be checked: Aseta enimmäismäärä valittavia vaihtoehtoja
- Add multiple options: Lisää useita vaihtoehtoja kerralla
- Kysymyksen tekninen nimi: Anna tekninen tunniste kysymykselle (käytetään esim. viennissä)
- Kopioi kysymys: Luo kopio kysymyksestä
- Poista kysymys: Poista kysymys lomakkeesta
2. Valintanapit (radio buttons)
Vastaaja voi valita vain yhden vaihtoehdon useista.
- Toimii samalla tavalla kuin valintaruudut
- Ero: Vastaaja voi valita vain yhden vaihtoehdon
- Sopii kysymyksiin, joissa on vain yksi oikea tai paras vastaus
3. Pudotusvalikko
Vastaaja valitsee yhden vaihtoehdon pudotusvalikosta.
- Säästää tilaa, kun vaihtoehtoja on paljon
- Sopii esim. maiden, kaupunkien tai osastojen valintaan
- Kompaktimpi vaihtoehto valintanapeille
4. Tiedosto
Vastaaja voi ladata tiedoston (esim. CV, portfolion tai kuvan).
- Määritä sallitut tiedostotyypit
- Aseta tiedoston enimmäiskoko
- Huomioi vastaajien tietoturva
5. Lyhyt vastaus
Sopii lyhyisiin vastauksiin kuten nimiin, sähköpostiosoitteisiin tai puhelinnumeroihin.
- Yhden rivin tekstikenttä
- Voit asettaa maksimipituuden
- Sopii strukturoituun dataan
6. Pitkä teksti
Sopii pidempiin vastauksiin kuten palautteeseen, kommentteihin tai kuvauksiin.
- Useamman rivin tekstikenttä
- Vastaajat voivat kirjoittaa kappaleita tekstiä
- Hyvä valinta avoimille kysymyksille
7. Päivämäärä
Vastaaja valitsee päivämäärän kalenterista.
- Käyttää käyttäjän laitteen päivämäärävalitsinta
- Sopii tapahtumien aikatauluihin ja syntymäpäiviin
8. Aika
Vastaaja valitsee kellonajan.
- Sopii ajanvarauksiin ja aikatauluihin
- Voidaan yhdistää päivämäärä-kysymyksen kanssa
9. Linear scale (Lineaarinen asteikko)
Vastaaja antaa arvion numeerisella asteikolla.
- Määritä asteikon alaraja (esim. 1)
- Määritä asteikon yläraja (esim. 5 tai 10)
- Voit lisätä tekstit ala- ja yläpäähän (esim. "Huono" - "Erinomainen")
- Sopii tyytyväisyyskyselyihin ja arviointeihin
10. Väri
Vastaaja valitsee värin värinvalitsimesta.
- Erikoistyökalu tietynlaisiin kyselyihin
- Sopii esim. tuotesuunnitteluun tai brändäyskyselyihin
Lomakkeen testaaminen
Ennen lomakkeen jakamista on tärkeää testata sen toimivuus.
Lomakkeen esikatselu vastaajan näkökulmasta
1. Kun olet lisännyt kysymykset, klikkaa oikeassa yläkulmassa olevaa "Näytä"-painiketta
2. Lomake avautuu vastaajan näkymään
3. Näet lomakkeen otsikon ja kuvauksen
4. Kaikki kysymykset näkyvät samassa järjestyksessä kuin muokkausnäkymässä
5. Voit testata lomakkeen täyttämisen klikkaamalla "Lähetä ➤" -painiketta
Testausnäkymässä näet:
- Lomakkeen otsikon ja kuvauksen
- Kaikki kysymykset vastaajan näkökulmasta
- Kysymysten kuvaukset ja ohjetekstit
- "Tyhjennä lomake" -linkin, jolla vastaaja voi tyhjentää kaikki vastaukset
- "Lähetä ➤" -painikkeen lomakkeen lähettämiseen
Vinkki: Testaa lomake aina ennen jakamista varmistaaksesi, että kaikki kysymykset toimivat oikein ja ohjetekstit ovat selkeät.
Lomakkeen jakaminen
Kun lomake on valmis ja testattu, voit jakaa sen kahdella eri tavalla. Klikkaa "Jaa" -painiketta lomakkeen yläreunassa.
Jakamisvälilehti
Jakaminen-välilehdellä näet seuraavat vaihtoehdot:
1. Jaa linkki
Aloita klikkaamalla "Jaa"
Sen jälkeen aktivoi "Jaa linkki" -vaihtoehto luodaksesi julkisen linkin lomakkeelle.
- Klikkaa plus (+) -painiketta "Jaa linkki" -rivin oikealla puolella
- Lomake tulee julkisesti saataville linkillä
- Kuka tahansa, jolla on linkki, voi vastata lomakkeeseen
- Kopioi linkki ja jaa se haluamallasi tavalla (sähköposti, sosiaalinen media, verkkosivusto)
2. Sisäinen linkki
"Sisäinen linkki - Only works for logged in accounts with access rights"
- Tämä linkki toimii vain kirjautuneille Nextcloud-käyttäjille
- Vain käyttäjät, joille olet antanut oikeudet, voivat käyttää linkkiä
- Turvallisempi vaihtoehto sisäisille lomakkeille
3. Salli pääsy kaikille kirjautuneille tileille
Aktivoi "Salli pääsy kaikille kirjautuneille tileille" -vaihtoehto, jos haluat:
- että kaikki organisaatiosi Nextcloud-käyttäjät voivat täyttää lomakkeen
- rajoittaa vastaamisen vain sisäisille käyttäjille
Vastausten tarkastelu ja analysointi
Kun vastaajat alkavat täyttää lomaketta, voit tarkastella vastauksia kahdella tavalla.
Tulokset-painike
Klikkaa "Tulokset" -painiketta lomakkeen yläreunassa nähdäksesi vastaukset.
Lomakkeen listanäkymässä näkyy myös vastausten määrä jokaisen lomakkeen nimen vieressä (esim. "Test" lomakkeella "2" vastausta).
Yhteenveto-välilehti
Tulokset-näkymässä on kaksi välilehteä: "Yhteenveto" ja "Vastaukset".
Yhteenveto-välilehdellä näet:
- Vastausten kokonaismäärän (esim. "2 vastausta")
- Automaattisesti luodut kaaviot ja tilastot
- Jokaisen kysymyksen vastaukset pylväsdiagrammeina
- Prosenttiosuudet ja lukumäärät jokaiselle vaihtoehdolle
- Esimerkki: "1 (50%): Tosi hyvin" tai "0 (0%): Ei vastausta"
Yhteenveto-näkymä on hyvä saadaksesi nopean kuvan siitä, miten vastaajat ovat vastanneet eri kysymyksiin.
Vastaukset-välilehti
Klikkaa "Vastaukset" -välilehteä nähdäksesi yksittäiset vastaukset.
Vastaukset-välilehdellä näet:
- Jokaisen vastauksen erikseen omana korttinaan
- Vastaajan tunnisteen (esim. "Anonymi vastaus" tai "Testi" jos vastaaja on kirjautunut)
- Vastausajan (esim. "keskiviikko, 22. lokakuuta 2025, klo 15:08")
- Kaikki kysymykset ja vastaukset kyseiseen vastaukseen
- Kolmen pisteen (•••) -valikon lisätoimintoja varten
Vastausten selaaminen:
- Näkymän alareunassa on sivutus-painikkeet
- Voit selata vastauksia yksitellen nuolipainikkeilla (< >)
- Keskellä näkyy nykyinen vastaus ja kokonaismäärä (esim. "1/1")
- Voit hypätä suoraan ensimmäiseen (⟨⟨) tai viimeiseen (⟩⟩) vastaukseen
Hakutoiminto
Vastaukset-välilehdellä on myös hakukenttä ("Etsi"), jolla voit:
- Etsiä tiettyjä tekstivastauksia
- Suodattaa vastauksia avainsanojen perusteella
- Löytää nopeasti tietyn vastaajan vastaukset
Tulosten vienti
Voit viedä vastaukset eri muodoissa jatkoanalyysiä varten:
1. Klikkaa kolmea pistettä ja sen jälkeen "Lataa" -painiketta Tulokset-näkymässä
2. Valitse vientiformaatti:
- CSV, ODS tai XSLX
3. Tallenna tiedosto tietokoneellesi
Lomakkeen asetukset
Klikkaa "Tulokset" -painiketta lomakkeen yläreunassa ja avaa sitten "Asetukset"-välilehti nähdäksesi lomakkeen lisäasetukset.
Asetukset-välilehti
Asetukset-välilehdellä voit hallita lomakkeen käyttäytymistä:
Talleta vastaukset anonyymisti
- Vastauksia ei liitetä käyttäjätileihin
- Vastaajien henkilöllisyys pysyy salassa
- Vastaukset näkyvät merkinnällä "Anonymi vastaus"
Salli useita vastauksia yhdeltä henkilöltä
- Sama henkilö voi täyttää lomakkeen useita kertoja
- Oletuksena pois päältä
Salli omien vastausten muokkaaminen
- Vastaajat voivat palata takaisin ja muokata vastauksiaan
- Vaatii, että vastaaja on kirjautunut sisään
- Hyödyllinen pitkissä lomakkeissa
Aseta vanhenemispäivä
- Määritä päivämäärä, jonka jälkeen lomakkeeseen ei voi vastata
- Automaattinen sulkeminen tiettyyn aikaan
- Sopii esim. ilmoittautumislomakkeille
Sulje lomake
- Estä uudet vastaukset välittömästi
- Aiemmat vastaukset säilyvät
- Voit tarvittaessa avata lomakkeen uudelleen myöhemmin
Lock form permanently
- Lukitse lomake pysyvästi
- Lomaketta ei voi enää avata
Arkistoi lomake
- Siirrä lomake arkistoon
- Arkistoidut lomakkeet eivät näy päälistalla
- Arkistoituja lomakkeita ei voi muokata, mutta vastaukset säilyvät
Custom submission message (Mukautettu vahvistusviesti)
- Muokkaa viestiä, jonka vastaaja näkee lomakkeen lähettämisen jälkeen
- Voit kiittää osallistumisesta tai antaa lisätietoja
- Voit lisätä linkkejä tai muuta hyödyllistä tietoa
Siirrä omistajuus
- Siirrä lomakkeen omistajuus toiselle käyttäjälle
- Hyödyllinen organisaation muutostilanteissa
- Vain omistaja voi siirtää omistajuuden
Lomakkeen hallinta
Lomakkeen muokkaaminen
- Klikkaa "Muokkaa" -painiketta lomakkeen yläreunassa
- Voit lisätä, muokata tai poistaa kysymyksiä
- Muutokset tulevat välittömästi voimaan
- HUOM: Aiempiin vastauksiin tehdyt muutokset eivät vaikuta
Lomakkeen näyttäminen
- Klikkaa "Näytä" -painiketta nähdäksesi lomakkeen vastaajan näkökulmasta
- Voit testata lomakkeen toimivuuden
- Tarkista, että kaikki näkyy oikein
Lomakkeen kopioiminen
- Klikkaa kolmea pistettä lomakkeen nimen vieressä lomakkeiden listassa
- Valitse "Kopioi"
- Luo kopio lomakkeesta kaikilla kysymyksillä
- Vastaukset eivät kopioidu
Lomakkeen poistaminen
- Klikkaa kolmea pistettä lomakkeen nimen vieressä
- Valitse "Poista"
- VAROITUS: Poisto on pysyvä ja poistaa myös kaikki vastaukset
- Varmista, että olet vienyt tärkeät vastaukset ensin
Vianmääritys ja usein kysytyt kysymykset
Lomaketta ei voi lähettää:
- Tarkista, että kaikki pakolliset kentät on täytetty
- Varmista, että lomake ei ole suljettu tai vanhentunut
- Päivitä sivu ja yritä uudelleen
- Jos näet "Tyhjennä lomake" -linkin, voit tyhjentää vastaukset ja aloittaa alusta
Jakamislinkki ei toimi:
- Varmista, että "Jaa linkki" on aktivoitu (plus-painike painettu)
- Tarkista, ettei linkki ole vanhentunut
- Jos käytät sisäistä linkkiä, varmista että vastaajalla on oikeudet
- Kokeile luoda uusi jakamislinkki
En näe vastaajan nimeä:
- Jos "Talleta vastaukset anonyymisti" on päällä, vastaukset näkyvät "Anonyymi vastaus" -merkinnällä
- Vain kirjautuneiden käyttäjien nimet näkyvät, vaikka anonyymi-asetus on pois päältä
- Lisää tekstikenttä lomakkeeseen, jos haluat myös ulkoisten käyttäjien nimet näkymään vastauksissa
Yhteenveto
Nextcloud Forms on monipuolinen ja helppokäyttöinen työkalu tiedonkeruuseen. Sen intuitiivinen käyttöliittymä ja kattavat ominaisuudet tekevät lomakkeiden luomisesta, jakamisesta ja analysoinnista vaivatonta.
Aloita yksinkertaisilla lomakkeilla. Testaa lomakkeet aina ennen jakamista ja analysoi vastaukset säännöllisesti hyödyntääksesi kerättyä tietoa tehokkaasti.
