Nextcloud Pakka on Kanban-tauluohjelma projektinhallintaa varten. Sen avulla voit seurata visuaalisesti projektin etemistä ja hallita työtehtävien jakoa ja määräaikoja yhdessä yleisnäkymässä.
Pakassa taulu on ylimmän tason yksikkö, esimerkiksi projekti. Kuhunkin tauluun on mahdollista luoda haluttu märää listoja, jotka kuvaaa tiloja joissa osatehtävät voi olla. Alimman tason yksikkö on kortti, tehtävä, joka sijoitetaan tietylle listalle sen mukaan missä tilassa tehtävä on.
Esimerkkiprojekti
Yllä olevassa kuvankaappauksessa on yksinkertaistettu esimerkki makuuhuoneen pintaremontista. Vanha tapetti on jo poistettu ja seinien tasoitus on työn alla Matti Meikäläisellä. Tehtävä "Uusi lamppupistoke kattoon" odottaa sähköasentajan käyntiä eikä vaadi tällä erää muita toimia. Seinien maalaus puolestaan odottaa että tasoitus on valmistunut. Tekemättä on myös kalusteiden hankinta, ne on sovittu Maijan tehtäväksi.
Taulujen hallinta
Taulun luominen
- Klikkaa "+ Lisää taulu" -painiketta
- Anna taululle kuvaava nimi (esim. "Markinointikampanja")
- Valitse väri taulullesi (valinnainen)
- Klikkaa "✓"
Taulun asetukset
Klikkaa taulun nimen vieressä olevaa "kolmen pisteen valikkoa" (
...) päästäksesi asetuksiin:
- Muokkaa taulua: Muuta taulun nimeä, väriä tai kuvaa.
- Monista taulu: Luo uusi kopio taulusta.
- Arkistoi taulu: Piilota taulu aktiivisesta näkymästä (ei poista sitä)
- Vie taulu: Tallenna taulun sisältö tiedostoon ulkoista käsittelyä varten.
- Turn off due date reminders: Poista erääntyen tehtävien muistutukset käytöstä tältä tauluta.
- Poista taulu: Poista taulu pysyvästi.
Taulun jakaminen
- Avaa taulu
- Klikkaa jakoikonia oikeassa yläkulmassa
- Hae käyttäjää tai ryhmää
- Valitse käyttöoikeudet: jos rastitat "Voi muokata", on käyttäjällä täydet oikeudet muokata taulua ja sen listoja ja kortteja. Muutoin käyttäjä pystyy ainoastaan lukemaan ne.
Listojen hallinta
Listat ovat pystysuoria sarakkeita, jotka edustavat työnkulun vaiheita.
Uuden listan luominen
- Klikkaa listan lisäysikonia taulun oikeassa reunassa
- Anna avautuvaan kenttään listalle nimi (esim. "Tehtävä", "Työn alla", "Valmis")
- Paina enteriä tai klikkaa "→" lisätäksesi listan.
Listan muokkaaminen
- Nimeä uudelleen: Klikkaa listan nimeä ja anna avutuvaan tekstikenttään uusi nimi.
- Poista: Klikkaa listan nimern vieressä kolmen pisteen valikkoa (...) ja valitse Poista lista.
- Järjestä: Vaiha listojen järjestystä raahaamalla niitä vasemmalle tai oikealle.
Korttien luominen ja muokkaaminen
Uuden kortin luominen
- Klikkaa kortin lisäysikonia haluamassasi listassa.
- Kirjoita kortin otsikko.
- Paina enteriä tai klikkaa "→" lisätäksesi kortin.
Kortin tietojen muokkaaminen
Klikkaa korttia avataksesi sen yksityiskohtaisen näkymän. Korttinäkymässä voit muokata seuraavia tietoja:
- Otsikko: Muokkaa kortin nimeä klikkaamalla otsikkoa.
- Tunnisteet: Lisää värillisiä tunnisteita kategorisointiin.
- Vastuuhenkilö: Määritä yksi tai useampi vastuuhenkilö.
- Eräpäivä: Aseta määräaika tehtävän valmistumiselle.
- Kuvaus: Lisää tarkempi kuvaus tehtävästä.
Lisäasetusten (kolmen pisteen valikon ...) alta löytyy lisäksi seuraavia hyödyllisiä toimintoja:
- Kortin valmiiksi merkitseminen, arkistointi ja poisto.
- Kortin kopiointi ja siirto.
- Kortin linkittäminen Talk-keskusteluun/kokoukseen.
Välilehden "Liitteet" takaa korttiin voi lisätä tehtävään liittyviä liiteitä. Voi lisätä liitteen joko omalta koneeltasi tai Nextcloudin tiedostoista.
"Kommentit"-välilehti taas mahdollistaa ryhmän jäsenten keskustelun tehtävään liittyen.
Vinkkejä pakan käyttöön
- Pidä kortit pieninä: Yksi kortti = yksi tehtävä.
- Käytä kuvaavia otsikkoita: Kortin tarkoitus selväksi ensisilmäyksellä.
- Aseta eräpäivät: Auttaa priorisoimaan ja seuraamaan edistymistä.
- Päivitä säännöllisesti**: Siirrä kortit eteenpäin työn edistyessä
- Luo johdonmukainen tunnistejärjestelmä, esimerkiksi prioriteetin (Kiireellinen, Keskisuuri, Matala), tehtävän tyypin ( Bugi, Uusi ominaisuus, Dokumentaatio) tai vastuullisen tiimin (Kehitys, Design, Markkinointi) mukaan.
- Pidä listojen määrä hallittavana (esim. 4-6) ja määritä määritä selkeät kriteerit sille, milloin kortti siirtyy seuraavaan pinoon.
- Käy taulut säännöllisesti läpi, arkistoi vanhat kortit ja päivitä eräpäivät tarpeen mukaan.
